Por que fazer uma boa gestão do tempo no trabalho é tão importante?
Qualidade de vida
Uma boa gestão do tempo impacta diretamente na sua qualidade de vida.
Não conseguir se organizar pode causar perda de prazos, projetos inacabados ou mal finalizados, acúmulo de demandas, queda na produtividade, estresse, noites mal dormidas, piora na qualidade dos relacionamentos…
Com várias atividades acumuladas, você tem que fazer hora extra para tentar cumprir tudo que precisa, às vezes levando até trabalho para casa.
Além de afetar a sua vida pessoal, já que o trabalho ocupa até os momentos que deveriam ser destinados ao descanso, isso pode afetar seu relacionamento com seus colegas de equipe.
Principalmente quando alguém depende do seu trabalho para dar continuidade ao projeto.
E o que dizer da frustração do cliente?
Ou seja, uma falha na gestão do tempo pode gerar uma série de efeitos em cascata que, ao final do mês, pode se tornar uma bola de neve.
Precificação
Para conseguir fazer a precificação de serviços da sua empresa, você precisa necessariamente ter o controle do tempo investido em cada demanda.
Isso pode ser através de um timesheet, por exemplo.
Não se pode “chutar” um valor para o cliente: você tem que saber quanto tempo e quantos recursos serão usados para não perder dinheiro, nem o cliente.
Ou seja, a gestão do tempo não é só importante durante a execução de um projeto, para evitar atrasos.
Ela é fundamental para dar o start no projeto, no momento da tomada de decisão do cliente.
Trabalho remoto
Mas não pense que a gestão do tempo é um desafio apenas para o dia a dia de quem trabalha no escritório.
Se você contrata trabalho remoto ou trabalha remotamente, precisa tomar alguns cuidados, já que administrar o tempo em casa parece ser muito mais difícil do que parece.
Uma pesquisa recente mostra alguns dados preocupantes:
Por mais que trabalhar remotamente possa ser um sonho para muitos, é importante não perder o controle.
Como gestor, você deve definir bem as prioridades, entender a capacidade de produção diária e usar a tecnologia a seu favor para controlar a comunicação e as entregas.
Os principais erros cometidos na gestão do tempo
Procrastinar, distrair-se com facilidade, fazer várias tarefas ao mesmo tempo, não ter objetivos definidos e subestimar o tempo de execução das demandas são alguns erros que podem ser cometidos por gestores e suas equipes, na tentativa gerenciar o tempo no trabalho.
Você pode achar que eles vão aumentar a sua produtividade, quando na realidade o que pode acontecer é você acumular cada vez mais tarefas.
Procrastinar
Sem dúvida, um dos maiores inimigos da produtividade e do tempo.
Ficar enrolando para fazer um trabalho só faz com que mais coisas se acumulem na sua lista e no final da semana você ainda se sente culpado por ter desperdiçado tanto tempo.
Para evitar a procrastinação tente “quebrar” a tarefa em partes que sejam mais fáceis de administrar.
Não ter objetivos definidos
Os objetivos da sua empresa são importantes para fazer um planejamento estratégico, de acordo com o que se deseja alcançar.
Dessa forma, os gestores de cada área são responsáveis por repassar para a equipe o que deve ser feito e em quanto tempo.
Se as estratégias não são bem definidas vão interferir na execução e consequentemente nos resultados.
Por exemplo, se os indicadores de produtividade não estão bem definidos, não será possível medir os resultados e nem acompanhar as métricas.
Distrair-se com facilidade
O seu celular vibrando a cada 5 minutos com uma nova notificação é uma grande distração no trabalho, além das redes sociais.
Eles te bombardeiam com informações – que na maioria das vezes não são úteis e acabam tirando seu foco do que é importante.
Para se livrar desses “assassinos” do tempo, oriente a sua equipe a ativar o modo silencioso e a utilizar os momentos de pausa para usar o celular.
Se for preciso, pode criar algumas regras, no sentido de incentivar a sua equipe a evitar as distrações.
Nesse vídeo, Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, fala sobre o deep work, prática que ajudar a eliminar distrações e melhorar a concentração para realizar tarefas complexas.
Ser multitarefa
Se dedicar a mais de uma tarefa pode atrapalhar o seu foco e afetar a qualidade da entrega, ocasionando retrabalho ou sobrecarga em algum colega de trabalho.
Ou seja, você apenas está se iludindo achando que está fazendo duas ou mais coisas ao mesmo tempo, quando na realidade acaba não fazendo nem uma coisa e nem outra direito.
Prefira realizar uma demanda por vez em vez de multitarefas, com o seu foco 100% naquilo.
Subestimar o tempo de execução de uma tarefa
Outra falha muito comum é achar que o projeto vai ser entregue no prazo, sem dar muita atenção para o tempo que cada tarefa demora para ser concluída.
Quando você conhece a sua equipe e tem dados realistas do volume de entrega e da produtividade, fica muito mais fácil fazer previsões de entrega realistas, assim você não precisa ficar correndo atrás dos prazos.
Por Blog Runrun.it
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