Como dominar a arte de delegar tarefas?

Isso porque as tarefas precisam fazer sentido para as pessoas que vão trabalhar nelas. Em relação à produtividade a empresa tem muito a ganhar com uma distribuição de tarefas que vá ao encontro do que o colaborador tem familiaridade e interesse em desempenhar. Vai do líder identificar essas inclinações pessoais de sua equipe e encaixá-las no fluxo de trabalho.

Além dessa sensibilidade, na hora de delegar tarefas o gestor precisa investir um tempo para dar direcionamentos completos sobre as expectativas de cada atividade, tirar dúvidas, antever obstáculos e estar disponível até o momento em que o colaborador se sentir seguro para trabalhar de forma autônoma. Para que esse processo ocorra de maneira assertiva, acompanhe as dicas do nosso artigo:

Quando é a hora de delegar tarefas?

De acordo com o artigo “Research: Delegating More Can Increase Your Earnings”, publicado na revista Harvard Business Review pelo professor de Administração da Universidade Northwestern, em Illinois (EUA), Thomas N. Hubbard, o primeiro passo para se tornar mais produtivo é delegar mais aquilo que não precisa exclusivamente ser feito por você mesmo. Então, se você estiver com a agenda abarrotada e, principalmente, se a falta de tempo for o motivo pelo qual você está recusando novos projetos, isso é um sinal de que você precisa delegar tarefas. Ou de que talvez não esteja delegando o suficiente.

Reavalie suas atividades para identificar quais delas poderiam ser realizadas por outras pessoas. Dê atenção especial àquelas que já se tornaram rotineiras, que em geral são ótimas candidatas à delegação.

Conheça sua equipe e processos

Começamos esse artigo falando justamente da necessidade dos líderes conhecerem os colaboradores na hora de delegar tarefas. Isso se torna relevante para gerar sinergia no ambiente de trabalho, como abordamos acima, e também para te ajudar a saber quem é a pessoa mais adequada para uma tarefa a ser implementada na rotina ou mesmo estabelecer prazos de entrega. Afinal, o grau de familiaridade de um colaborador com uma atividade impacta no tempo necessário para a conclusão da tarefa.

Além de conhecer a sua equipe, é essencial que você tenha conhecimento dos processos e ferramentas necessários para a execução das tarefas. Você não precisa ser um expert em todas as atividades da sua área, mas é imprescindível ter alguma familiaridade para estabelecer prazos, prever possíveis dúvidas e dificuldades para a conclusão da demanda. Imagine que um colaborador é delegado para uma atividade complexa e o gestor a descreve como se fosse simples e rápida. Esse comportamento gera frustração por parte do funcionário e pode diminuir a credibilidade do gestor em gerenciar o time.

Antecipe dúvidas e obstáculos

Outra função essencial para delegar tarefas é prever dúvidas e obstáculos. Essa capacidade é aprimorada ao longo do tempo, mas vale ressaltar que cada pessoa tem suas dúvidas devido ao grau de familiaridade com a tarefa. Por isso, antever alguns direcionamentos básicos facilita a integração do colaborador com a atividade.

O ideal é que você não conte apenas com a memória para tirar dúvidas, mas sim com um arquivo com informações. Esse relatório pode ser feito no Runrun.it, a plataforma de gestão de tarefas preserva a comunicação da sua empresa. Dessa forma, os novos colaboradores têm um guia com os direcionamentos já definidos, o que ainda gera uma economia de tempo no processo de integração do funcionário.

Adote uma comunicação clara e objetiva

É importante lembrar que às vezes menos é mais, e se tratando de delegação de tarefas o ideal é que você seja o mais objetivo e claro possível sobre os processos e expectativas de uma atividade. Parece simples, mas a pesquisa “State of the American Workplace Report”, da consultoria global Gallup, mostrou que 40% dos trabalhadores não compreendem plenamente o que se espera deles no trabalho.

Essa falta de transparência pode gerar retrabalho, desencontros de informações e dificuldade de fortalecer as melhores práticas no trabalho. Já o relatório “A importância da transparência na comunicação interna”, produzido pela Cásper Líbero, afirma que uma comunicação interna efetiva entre líderes e colaboradores precisa:

• Fortalecer a cultura organizacional;
• Conscientizar os colaboradores quanto à importância do seu papel;
• Disseminar normas e procedimentos;
• Valorizar o trabalho em equipe;
• Manter canais abertos para comunicação e feedback a todos;
• Despertar o interesse dos colaboradores em assuntos relevantes para o seu negócio.

Faça reuniões para delegar tarefas complexas ou novas

Essa dica faz ainda mais sentido se a sua empresa for seguir em home office ou no modelo híbrido, mas mesmo no presencial às vezes é imprescindível reservar um tempo para passar direcionamentos sobre uma nova tarefa que está sendo integrada ao escopo de trabalho.

Isso porque com o compromisso de uma reunião, é mais fácil as pessoas elaborarem uma pauta objetiva com o que é mais importante explicar sobre uma atividade, do que simplesmente fornecer direcionamentos espaçados sobre a tarefa. Além disso, no trabalho remoto, as reuniões se tornam ainda mais essenciais, uma vez que as pessoas costumam aprender melhor quando há demonstração e uso de recursos audiovisuais.

Evite a microgestão

Como citamos anteriormente, o líder precisa estar disponível para tirar dúvidas e acompanhar o desenvolvimento do trabalho até o momento em que o colaborador se sinta confortável em trabalhar de forma autônoma. Para isso, é preciso estabelecer uma linha entre microgestão e acompanhamento saudável das atividades. Isso porque cobranças arbitrárias e vigilância podem reprimir o desenvolvimento do colaborador e dificultar esse processo de integração, além de torná-lo menos produtivo, já que o funcionário tende a ficar frustrado ao invés de motivado.

Além disso, delegar tarefas é um exercício de confiança entre você e a sua equipe e serve justamente para economizar tempo, o que só será efetivo quando não se está acompanhando excessivamente o trabalho.

Dê feedbacks

Após a conclusão de tarefas ou em momentos que você achar necessário, é importante dar feedbacks sobre pontos de melhora e reconhecimentos sobre a atividade entregue. Essas conversas servem para alinhar e fortalecer boas práticas de trabalho. De acordo com uma pesquisa realizada pela Soapbox sobre avaliações no formato one-a-one nas empresas, 48,5% dos gestores têm encontros semanais com os colaboradores para:

• Identificar e eliminar obstáculos do fluxo de trabalho (70,4%);
• Saber como está o clima organizacional (60,7%);
• Atualizar os status de projetos específicos (53,6%).

Além de falar, é essencial estar aberto a ouvir sugestões por parte do colaborador, o que incentiva a inovação de processos e trocas de ideias que melhoram o fluxo de trabalho da sua empresa.