Um guia de 5 passos para o processo de planejamento estratégico (+ dicas para o sucesso)
As empresas gastam tempo, esforço e dinheiro significativos no processo de planejamento estratégico. E, no entanto, um número esmagador de estratégias de negócios falham.
Assim, após semanas ou meses de trabalho árduo, você revela um plano estratégico com metas de longo prazo elaboradas e elaboradas. Se for como a maioria dos planos estratégicos, na melhor das hipóteses, o plano pode acumular poeira na nuvem. Na pior das hipóteses, o plano confunde, frustra e divide as equipes.
Mas isso não significa que você deva abandonar o planejamento estratégico. Na verdade, o processo é vital para ajudar as empresas a descobrir como chegar de onde estão agora para onde querem ir. Mas para que a estratégia de uma empresa se sobressaia, o planejamento estratégico tem que ser realizado intencionalmente em toda a organização.
Infelizmente, se o seu plano estratégico se parece mais com um belo quadro de visão do seu destino final – sem um plano concreto e alinhado detalhando como chegar lá – é provável que você nunca atinja seus objetivos.
O caminho certo começa com a criação de um plano estratégico forte e acionável com o qual todos estejam a bordo para que não seja esquecido com o tempo.
O que é planejamento estratégico?
O planejamento estratégico estabelece como você gostaria que o negócio ficasse e como você planeja chegar lá.
Pense em planejamento estratégico como mapear uma viagem de cross-country. Primeiro, você tem que decidir sobre o destino final. Em seguida, você deve planejar a rota que fará para chegar a esse destino, fazendo perguntas como:
- Qual rota tem as paradas que você quer fazer ao longo do caminho?
- Qual é a rota mais segura que evita as más condições das estradas?
- Qual rota irá ajudá-lo a chegar ao seu destino a tempo?
A rota escolhida é o seu plano estratégico de negócios.
Um guia passo a passo para o processo de planejamento estratégico
Um planejamento estratégico eficaz não acontece da noite para o dia. Através de uma série de etapas detalhadas, sua organização atinge seus objetivos ao longo do tempo. E para que essa estratégia seja bem-sucedida, toda a sua organização precisa estar envolvida no processo.
1. Avalie o estado atual do negócio
Para uma visão clara dos rumos do negócio nos próximos anos, é preciso avaliar onde está agora.
A Atlassian recomenda uma análise SWOT, que analisa quatro coisas:
- Pontos fortes: O que sua empresa está fazendo bem? E que vantagem competitiva tem sobre os outros?
- Pontos Fracos: Quais são as áreas do seu negócio que poderiam ser melhoradas? O que falta aos concorrentes?
- Oportunidades: Existem novas oportunidades no mercado que o seu negócio pode aproveitar?
- Ameaças: Existem obstáculos potenciais que sua empresa pode encontrar em um futuro próximo ou distante para os quais você precisa estar preparado? Existem concorrentes que possam surgir e comprometer a sua quota de mercado?
Confira o exemplo de análise SWOT da Atlassian para começar.
2. Determine os objetivos de negócios
Depois de concluir sua análise SWOT, você pode usar as descobertas para determinar os melhores objetivos para a estratégia da empresa. Estes são os objetivos de longo prazo para os quais sua organização trabalhará no futuro próximo.
Mas esses objetivos têm que ser acionáveis. Divida seu plano de ação em metas organizacionais concretas para cada trimestre do próximo ano que seguem a estrutura de definição de metas SMART:
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- Específico: Seu objetivo tem que descrever especificamente o que você espera alcançar e os passos que você dará para chegar lá.
- Mensurável: Sua meta tem que ser numericamente mensurável para que você tenha as métricas para acompanhar o progresso, comemorar marcos e saber quando a meta foi alcançada. Esse é o número em que você baseia seus indicadores-chave de desempenho (KPIs).
- Alcançável: Seu objetivo tem que ser realista e atingível.
- Relevante: Seu objetivo tem que ser relevante para o que sua empresa realmente precisa neste momento.
- Prazo: Sua meta tem que ter um prazo e prazo designados para ser cumprida.
Essa estrutura estratégica irá ajudá-lo a definir metas da empresa que são realmente alcançáveis e movê-lo em direção à sua visão maior em passos de bebê.
Digamos que você espera melhorar a retenção de clientes. Um objetivo SMART seria algo como:
Diminuir a taxa de churn da empresa em X% até o final do 4º trimestre de 2023. Para conseguir isso, executaremos pesquisas de satisfação do cliente para determinar áreas de melhoria e construir uma base de conhecimento para melhor apoiar os clientes (e incentivar o uso). O envolvimento do cliente é fundamental para reter clientes, o que nos ajudará a manter a lucratividade.
3. Mapeie o plano estratégico
Com objetivos claros da empresa, é hora de traçar o plano estratégico. Este será o seu plano para alcançar as metas de negócios que você definiu.
A maioria dos planos estratégicos inclui os seguintes pontos básicos:
- Uma descrição da empresa (seu pitch de elevador)
- Declaração de missão da sua organização
- Suas declarações de valor e visão
- Uma análise dos pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças do seu negócio (também conhecida como análise SWOT que mencionamos anteriormente)
- Uma análise dos ambientes internos e externos atuais e como cada um deles afeta sua empresa
- Seus objetivos de negócios
- Seu plano de ação para atingir esses objetivos
Uma ferramenta de gestão de trabalho (como o Trello) pode funcionar como um planejador para ajudá-lo a mapear seu plano estratégico. Com este modelo de planejamento estratégico, você pode dividir seus objetivos estratégicos em entregas específicas e, em seguida, explicar as etapas que você tomará a cada trimestre para ajudá-lo a chegar lá.
Este modelo de planejamento estratégico do Trello permite que você planeje o que será necessário a cada trimestre para atingir as metas estabelecidas para sua empresa.
Dentro de cada cartão na coluna Q1, você pode dividir ainda mais as metas trimestrais, identificando as ações gerais que diferentes departamentos precisam tomar para progredir em direção a cada meta.
Em seguida, você pode marcar os líderes de equipe e a pessoa responsável em cartões para que eles saibam as metas e as entregas pelas quais são responsáveis.
O resultado final é o seu mapa estratégico para o sucesso.
4. Implantar e adotar o plano em toda a organização
O plano estratégico é finalizado e a execução da estratégia pode começar. É hora de lançar o plano em toda a sua empresa e começar a trabalhar em direção a esses objetivos cuidadosamente mapeados. Aqui estão algumas práticas recomendadas para manter o ímpeto em seu plano estratégico:
- Organize uma reunião com todas as mãos para implementar oficialmente o plano estratégico com detalhes, incluindo metas, cronogramas e como ele será implementado. Acompanhe isso com uma sessão de horário comercial onde os membros da equipe têm a oportunidade de fazer perguntas sobre o plano.
- Vincule tudo o que você vai trabalhar de volta ao plano estratégico. Por exemplo, se você está construindo um novo local, elabore como esse esforço se encaixa no plano de negócios e por que ele precisa acontecer agora.
- Tenha todas as suas equipes alinhadas no plano estratégico. Ofereça um detalhamento do papel que cada membro da equipe desempenhará na estratégia, para que eles tenham clareza sobre exatamente pelo que são responsáveis. E faça check-in regularmente com cada equipe para oferecer suporte à liderança sênior.
5. Avaliar o progresso e fazer atualizações no plano
O processo de planejamento estratégico não termina na implementação. Para realmente seguir com a estratégia, é importante acompanhar regularmente o progresso e fazer atualizações no plano conforme necessário.
Embora a comunicação regular e clara seja uma ótima maneira de monitorar o progresso da equipe em relação aos objetivos da sua organização, você também pode usar suas ferramentas usuais de gerenciamento de trabalho para se manter informado.
No Trello, por exemplo, as equipes podem marcar cartões em seus quadros com o objetivo estratégico ao qual o trabalho se alinha. Em seguida, você pode classificar cartões por etiqueta e usar a visualização Painel para ver quanto do trabalho diário de cada equipe está revertendo para o plano estratégico da sua empresa.
Com a visualização Painel, seus dados de progresso são apresentados visualmente por meio de tabelas e gráficos que simplificam as decisões sobre atualizações da estratégia.
A visualização Painel do Trello permite que você veja o progresso do trabalho em toda a sua organização em tabelas e gráficos organizados para simplificar as decisões de planejamento estratégico.
Você pode verificar regularmente os Painéis de suas equipes para manter uma verificação de temperatura nas metas.
Digamos que você veja um gráfico de pizza no Painel que mostra o progresso em tarefas vinculadas a rótulos de metas estratégicas específicas. Lá você descobre que os funcionários estão priorizando algumas metas em detrimento de outras. Você pode trazer isso à tona na próxima reunião de equipe e ajudá-los a repriorizar para se concentrar em tarefas que precisam de atenção.
Você também pode descobrir que os membros da equipe estão ficando presos em um trabalho rotineiro que não avança em relação a iniciativas estratégicas. A partir daí, você pode trabalhar com seus gerentes sobre como tirar algumas tarefas do prato.
Ou esses insights podem apenas mostrar que é hora de atualizar o plano estratégico com base nos dados de progresso da meta. Se você perceber que uma iniciativa não está progredindo tão rapidamente quanto você previa, talvez seja necessário modificar cronogramas ou definir mais metas de curto prazo para chegar à linha de chegada.
Dicas para tornar seu plano estratégico bem-sucedido
Seu plano estratégico está agora definido e em movimento. Mas para que o plano seja bem-sucedido, você precisa garantir que as equipes realmente façam um progresso significativo em direção às metas finais em seu trabalho diário.
Aqui estão algumas dicas que podem ajudar:
Obtenha o buy-in dos membros da equipe
O primeiro passo para garantir que um plano estratégico seja realmente implementado é obter a adesão dos funcionários ao definir as direções trimestrais de cada departamento. É claro que a liderança provavelmente decidirá sobre o roteiro da empresa sem ter suas centenas – ou milhares – de funcionários pesando. Mas quando se trata de decidir como diferentes departamentos podem ajudar a alcançar essas metas, os funcionários devem estar envolvidos no brainstorming, por dois bons motivos.
Em primeiro lugar, engajar os funcionários no processo de planejamento estratégico tem mostrado consistentemente melhores resultados do que simplesmente exigir tarefas de cima para baixo. De acordo com o Gartner, o uso de uma estratégia de gerenciamento de mudanças de código aberto – em que os funcionários estão ativamente envolvidos na concepção de processos de mudança – pode aumentar suas chances de sucesso em até 24%. (Envolver os funcionários na decisão dos processos de sua estratégia de gerenciamento de mudanças também pode aumentar o engajamento dos funcionários em até 38%.)
Em segundo lugar, como muitos funcionários também estão na linha de frente do seu negócio, envolvê-los na tomada de decisões estratégicas na fase de brainstorming pode ajudá-lo a testar suposições sobre sua estratégia. Considerando que 83% das estratégias da empresa não são bem-sucedidas por causa de premissas erradas, essa etapa é crítica. À medida que os líderes sobem a escada, muitas vezes podem ser removidos das solicitações, feedbacks e dificuldades diárias dos clientes.
Torne os funcionários da linha de frente colaboradores ativos no desenvolvimento de seus planos de implementação de estratégia. Organize sessões de brainstorming de estratégia com cada departamento em que os membros da equipe tenham voz em como contribuirão para cada objetivo. Isso oferecerá oportunidades para você testar suas suposições e fazer brainstorming com colegas que estão realmente lidando com essas questões diariamente.
Comunique-se cedo e com frequência
Assim como são necessários oito pontos de contato para que um cliente potencial finalmente tome uma atitude e defina uma reunião, você deve manter as metas e iniciativas estratégicas em primeiro lugar para os funcionários. Muitas empresas entregam um cheque descomunal a uma empresa de consultoria para uma nova estratégia, apenas para comunicá-lo mal aos funcionários e deixá-lo desaparecer em segundo plano.
Para garantir que as iniciativas do seu plano estratégico estejam recebendo horário nobre nos dias de trabalho dos funcionários, mantenha um documento do plano com tarefas e prazos concretos. Depois que uma equipe define como atingirá uma meta trimestral, esse projeto deve ser dividido em tarefas e documentado também. Uma ferramenta de gestão de trabalho, como o Trello, pode ajudar.
Com o conselho de gerenciamento de projetos do Trello, é fácil delinear entregas específicas, necessidades de pesquisa e definir tarefas com partes interessadas relevantes marcadas e prazos definidos.
A visualização da Linha do tempo do Trello também pode ser uma ferramenta útil para usar nesse caso. O modo de exibição Linha do tempo permite que você visualize todos os cartões em um quadro em uma linha do tempo, que você pode alternar para exibições mensais, trimestrais ou anuais (dependendo de suas necessidades). Isso permite que você planeje para trás a fim de cumprir prazos e garantir que as metas estejam sendo cumpridas.
A visualização Linha do tempo do Trello mostra cartões em uma linha do tempo organizada que pode ser visualizada por mês, trimestre ou ano.
Mas não se pare simplesmente montando um quadro de projetos. Faça com que as equipes conversem regularmente sobre iniciativas estratégicas, oportunidades e obstáculos durante as reuniões e atualizações diárias ou semanais da equipe e adicione essas iniciativas às reuniões e atualizações de toda a equipe e da empresa. Com todos a bordo e lembretes consistentes das prioridades estratégicas das equipes, será mais fácil atingir suas metas no final do ano.
Desbloquear a capacidade das equipes de atingir novas metas
Por último, mas certamente não menos importante, é importante olhar para os horários dos funcionários e abrir espaço para que eles enfrentem novas iniciativas estratégicas. Se você tratar as equipes como se estivessem em um buffet e simplesmente adicionar mais aos seus pratos, corre o risco de ter tarefas escapando pelas frestas ou prejudicando o bem-estar dos funcionários.
Se os membros da equipe já tiverem pratos cheios de seus projetos e tarefas habituais, eles não terão a capacidade de progredir em relação aos seus novos objetivos estratégicos. Certifique-se de que os gerentes estejam abordando as cargas de trabalho individuais dos funcionários em reuniões individuais e que as prioridades sejam discutidas. (A exibição Painel mencionada anteriormente também é boa para esse tipo de gerenciamento de equipe.)
Se o trabalho não essencial puder ser pausado até o final do ano, faça-o. Se alguma tarefa de rotina, como acompanhamentos de e-mail, monitoramento de caixa de entrada ou atualizações de projetos, puder ser automatizada, considere a automação em camadas nos fluxos de trabalho diários das equipes. De acordo com a Automation Anywhere, esse simples ato pode liberar até três horas por dia para seu funcionário médio.
Mantenha o foco nas iniciativas que importam com o Trello
Implementar uma nova estratégia nunca é fácil, e é preciso alinhamento desde os níveis mais altos de liderança até seus funcionários da linha de frente.
Soluços e contratempos são naturais à medida que você descobre como conduzir seu navio do ponto A ao ponto B como uma empresa. Afinal, quando um navio é lançado fora do curso por apenas alguns graus, ele pode acabar significando milhares de quilômetros.
Mas com fortes práticas de comunicação, engajamento e gestão estratégica que permitem acompanhar melhor o progresso, você pode garantir que seu plano estratégico funcione como uma bússola para o seu destino.
