Você provavelmente abre o Outlook e usa alguns de seus recursos bacanas, como sinalizadores, categorizar e arquivar diariamente. Embora esses recursos já facilitem o gerenciamento de seus e-mails, existem outras ferramentas do Outlook disponíveis que podem levar sua organização de email para o próximo nível.
1. Responda e-mails repetitivos com partes rápidas
Você se encontra digitando o mesmo conteúdo de e-mail de novo e de novo? Provavelmente seus colegas de trabalho fazem a mesma pergunta com frequência, ou você sempre faz o mesmo anúncio todos os meses. Nesse caso, a Quick Parts será a sua melhor amiga.
Para adicionar um novo snippet às Partes Rápidas, basta abrir um novo e-mail, digitar sua mensagem ou frase e realçar o texto. Em seguida, vá para Inserir > Partes Rápidas > Salvar Seleção na Galeria de Partes Rápidas. Você pode começar a usar este snippet sempre que quiser.
2. Reutilize mensagens frequentes com modelo de e-mail
Semelhante às Partes Rápidas, os modelos de email no Outlook ajudam você a economizar tempo reutilizando mensagens compostas anteriormente. Você não precisa mais digitar o mesmo e-mail novamente, pois você só precisa puxar seu modelo de e-mail pré-fabricado. Sua vantagem sobre o Quick Parts é que você pode preencher o assunto e os destinatários também, não apenas o corpo.
Para criar um modelo de e-mail, basta criar um novo e-mail e digitar sua mensagem. Você pode optar por deixar os destinatários e as linhas de assunto em branco. Em seguida, vá para Arquivo > Salvar como. Salve o email como um modelo do Outlook na pasta padrão.
Para usar o modelo, clique em Novos Itens na guia Página Inicial. Selecione Mais Itens > Escolher Formulário e altere o campo Examinar para Modelos de User no Sistema de Arquivos. Lá, você pode escolher um modelo de e-mail que você criou anteriormente.
3. Simplifique as ações frequentes com etapas rápidas
Os Passos Rápidos são enviados pelo céu para pessoas que constantemente fazem a mesma série de ações para os e-mails que recebem. Por exemplo, quando você recebe um e-mail urgente de um colega após o horário de trabalho, você o sinaliza, altera o status para alta importância e, em seguida, envia uma resposta dizendo: “Entrarei em contato com você amanhã”.
Isso pode ser muito tedioso se você não gosta de gastar mais de 30 segundos atendendo a e-mails como esses. Então, em vez de fazer as etapas acima manualmente, você pode simplesmente automatizar sua ação com as Etapas Rápidas.
Você pode encontrar facilmente esse recurso na guia Página Inicial do seu aplicativo Outlook. Já existem Etapas Rápidas padrão disponíveis aqui, como “Concluído“, que marca o e-mail como concluído, move-o para uma pasta e o marca como lido. “Para Gerente” que encaminha o e-mail para o seu gerente; e “Responder e Excluir“, que envia uma resposta e exclui a mensagem original. No entanto, você também pode personalizar sua própria série de ações.
4. Crie regras para um melhor gerenciamento de e-mail
As regras são um pouco semelhantes às Etapas Rápidas, pois também permitem que você lide com e-mails recebidos (e enviados) de uma maneira específica. Por exemplo, as Regras podem mover e-mails de John Doe para a pasta Arquivo e marcá-los como lidos. Você também pode usar Regras para automaticamente CC ou BCC você mesmo no Outlook.
No entanto, ao contrário das Etapas Rápidas, em que você precisa escolher uma determinada Etapa Rápida antes que ela possa ser aplicada a uma mensagem, as Regras são automáticas. Assim que você receber um e-mail que se encaixa nas condições definidas na regra, as ações selecionadas serão aplicadas automaticamente. Isso torna a organização de sua caixa de entrada muito menos estressante. Você pode criar sua própria regra navegando para Início > Regra> Criar Regra.
5. Envie respostas automáticas de ausência temporária enquanto estiver ausente
A menos que você seja um super workaholic e tenha medo de perder, você provavelmente não gosta de verificar seus e-mails enquanto estiver de férias. No entanto, você também não gosta de deixar seus colegas de trabalho e clientes pendurados. É por isso que é importante definir as Respostas Automáticas até que você esteja de volta ao modo de trabalho.
Respostas automáticas são exatamente o que o nome implica. Quando ele estiver ativado por um período específico, as pessoas que enviarem um e-mail para você durante esse período de tempo receberão automaticamente uma resposta com a mensagem que você compôs na configuração de Respostas Automáticas. Para criar uma, navegue até Informações de >de Arquivo > Respostas Automáticas.
6. Classifique facilmente através de sua caixa de entrada com limpeza
A última coisa que você quer ver depois de voltar das férias é uma caixa de entrada cheia de centenas de e-mails redundantes. Embora você não possa impedir que isso aconteça, há uma maneira de tornar o Outlook menos perturbador: o recurso Limpar.
Isso exclui mensagens redundantes de threads de e-mail, para que você possa ler menos mensagens, mas ainda entender toda a conversa. Por exemplo, você e Claire receberam um e-mail de Louie. Claire respondeu e incluiu a mensagem original de Louie em sua resposta. O Clean Up excluirá o e-mail de Louie porque seu conteúdo já pode ser encontrado na resposta de Claire.
Se você estiver preocupado que esse recurso possa excluir e-mails importantes, sempre poderá ir para a pasta Itens Excluídos, para onde as mensagens duplicadas são movidas. Para usar a opção Limpar, vá para a guia Página Inicial e clique em Limpar na seção Excluir.
7. Use a formatação condicional para destacar mensagens importantes
Se você é alguém que recebe centenas de e-mails em um dia, é fácil perder o controle dos mais importantes, como os do seu chefe ou do seu cliente. É aqui que a formatação condicional entra em jogo.
Esse recurso do Outlook permite que você personalize determinados e-mails para fazê-los sair da sua caixa de entrada. Por exemplo, você pode criar um formato condicional para alterar a fonte dos e-mails do seu chefe para a Comic Sans. Você também pode fazer com que todas as mensagens com “Reunião” na linha de assunto se tornem um tom vibrante de rosa. Você pode encontrar as configurações de formatação condicional em Exibir> Exibir Configurações.